home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 050a / pcfood.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-08  |  21KB  |  518 lines
  1.  
  2.  
  3. 9/8/91                              PC-FOOD
  4.                               Food Costing System
  5.                                   Version 5.2
  6.               Copyright (c) 1988, 1989, 1990, 1991, By Lee Schreck
  7.                              All Rights Reserved.
  8.  
  9. REGISTRATION BENEFITS:
  10.  
  11.       Registration brings you a copy of the latest version if you do not
  12. already have it, or a free copy of the next significant update.  You will
  13. also receive notification of, and have the opportunity to order future
  14. updates for a low $10 fee.  Support is also available free from the author.
  15.  
  16. PROGRAM DESCRIPTION:
  17.  
  18.      PC-FOOD is completely menu driven and very easy to learn and use.
  19. Please read these brief instructions completely before beginning.
  20.  
  21.      PC-FOOD is designed to calculate food cost (materials) only.  It does
  22. not consider other costs and expenses of business operation.  The program
  23. will maintain two required selling prices for each menu item.  One is based
  24. on a desired gross profit $ (GP$), and one is based on a desired gross
  25. profit % (GP%).  Both calculations are also based on the food cost you have
  26. defined.  Gross profit is selling price minus food cost.
  27.  
  28.      After you have set-up the program for your operation, you will no
  29. longer need to guess or manually calculate food cost each time ingredient
  30. costs change.  Just compare invoice prices with the inventory ingredient
  31. printout, edit any prices that have changed, and the program will instantly
  32. update all food costs.
  33.  
  34. DISK CONTENTS:
  35.  
  36.      Make a back-up of your distribution disk before continuing and store
  37. it in a safe place.  The PC-FOOD distribution disk contains the following
  38. files on the disk:
  39.  
  40.              PCFOOD.EXE    the program file
  41.              INV.DTA       inventory ingredient data file
  42.              RECIPE2.DTA   batch recipe data file
  43.              MENU2.DTA     menu item data file
  44.              DEPART.NAM    menu item department name file
  45.              MANUAL.DOC    this instruction file
  46.              MANUAL.BAT    batch file for printing this instruction file
  47.              IDEPT.NAM     inventory ingredient department name file
  48.              REGISTER.DOC  registration form
  49.              VENDOR.DOC    information for SHAREWARE Vendors
  50.              SALESMIX.EXE  module for maintaining total food cost
  51.  
  52.     To start with all new data, erase the following files from your WORKING
  53. COPY (not your distribution disk) while at the DOS A> prompt :
  54.  
  55.             A>DEL INV.DTA
  56.             A>DEL RECIPE2.DTA
  57.             A>DEL MENU2.DTA
  58.  
  59.     The DEPART.NAM and IDEPT.NAM files can be erased, or you may simply
  60. change the department names when you define a menu item or inventory ingredient.
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                                                                  Page 2
  69.  
  70.     PC-FOOD can be run from one 360K floppy drive.  A larger capacity
  71. 3 1/2, 5 1/4, or hard drive is recommended, as all files must be in the
  72. same directory.  To run from a hard disk, copy all files to the same
  73. directory on your hard drive.  Actual capacity is 998 records each of
  74. inventory ingredients, batch recipes, and menu items, when sufficient
  75. disk space is available.  If you use a 360K system, remove the documen-
  76. tation file from the disk to save storage space.  Storage requirements
  77. for each file are as follows:
  78.  
  79.                       INV.DTA     =  73 bytes per record
  80.                       RECIPE2.DTA = 152 bytes per record
  81.                       MENU2.DTA   = 131 bytes per record
  82.   (SALESMIX DATA)     *.MIX       =  31 bytes per line item in each file
  83.  
  84. STARTING THE PROGRAM:
  85.  
  86.      If your computer does not have an automatic clock calander, be sure
  87. that you set the date on system start up.  PC-FOOD uses the date in
  88. several functions.  To start the program, enter PCFOOD at the DOS
  89. command line.
  90.  
  91.  
  92. PROGRAM SET-UP AND OPERATION:
  93.  
  94.      If a % sign appears in any $ input field, you have overflowed the
  95. display and must start from the beginning of that record.
  96.  
  97.      If you receive a "Redo from start?" message, you have input a
  98. numeric value in an alphabetic input area, or vice versa.  Type the
  99. correct input and press <Enter> to continue (the display will be O.K.
  100. when you are done, but verify for accuracy).
  101.  
  102.      To set-up PC-FOOD, begin with the definition of the INVENTORY
  103. INGREDIENTS, then define your BATCH RECIPES and finally the MENU ITEMS.
  104. Batch recipes are those that are not served as a single unit but
  105. instead are sold by dividing into smaller units or are used in menu
  106. items.  Pizza dough, sauces, cookies, hot dish, etc., are all batch
  107. recipes.  Menu items are the final products that are sold (or served) as
  108. a single unit.  A bowl of soup, an individual cookie, a sandwich, pizza,
  109. beverage, etc.
  110.  
  111.  
  112. INVENTORY INGREDIENTS:
  113.  
  114.      Although additional ingredients can be added to the program at
  115. any time, it is better to have them all entered before continuing.
  116. You may need an ingredient when you begin defining batch recipes and
  117. menu items and will then have to go back and define it.
  118.  
  119.      Choose "INVENTORY INGREDIENT" from the main menu.  If there are
  120. no inventory records defined, you will be taken directly to the new
  121. inventory definition screen.  If inventory has already been entered
  122. (such as sample data), the first record will be displayed and several
  123. choices will be offered.  By choosing "N" (enter new item), you will be
  124. taken to the definition screen.
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.                                                                  Page 3
  135.  
  136.      Follow the prompts on the screen to define a new record.  The idea
  137. is to start with the normal unit you purchase, such as a case, and
  138. break it down into the unit of measure used in your recipes and menu
  139. items.  Several of the fields allow for either fast entry of common
  140. choices using numbered choices or for user input of a description by
  141. pressing "E" and typing a description.  The input format allows for
  142. flexibility in the way YOU buy and use the item.  If any amount or
  143. price is entered as zero (0), it will then be listed on the printout when
  144. "Print All Incomplete Records" is chosen from the inventory printing
  145. menu.  This allows you to just press <Enter> (to enter a 0) for a
  146. numeric field you are unsure of, save the record, print out the listing
  147. of these records, find the correct amounts, and then edit the records
  148. with the correct amounts.
  149.  
  150.      You have six user definable department names available for
  151. inventory.  Access this function through the "N" (new inventory item).
  152. Department names must match EXACTLY any previously defined inventory
  153. items, or the previously defined item will not display or print.
  154.  
  155.      An accurate portion scale will be needed for some of your inventory
  156. set-up.  One of the features of PC-FOOD is the ability to define the
  157. way YOU use each ingredient.  Example:  Flour is purchased by the
  158. pound (usually 50 or 100 lbs. at a time) but is used by the cup.  With
  159. a portion scale you can calculate the conversion of cups per pound and
  160. enter it in the program.  THIS CONVERSION WILL ONLY NEED TO BE DONE ONCE.
  161. Accuracy is important and up to you.
  162.  
  163.      Choices at the INVENTORY INGREDIENT display:
  164.  
  165.      "S"  Change the department that you wish to scroll.  If a depart-
  166.           ment is chosen that does not contain any records and you
  167.           try to scroll, the computer will beep and the department to
  168.           scroll will change to "ALL".
  169.      "F"  Find a record by number for fast editing of a specific
  170.           record.
  171.      "N"  Enter a new inventory ingredient record.
  172.      "R"  Return to the MAIN MENU screen.
  173.      "E"  Edit the currently displayed inventory ingredient.  When
  174.           the price is changed and the record saved, the current date
  175.           will be saved with the record.  When the record is saved, all
  176.           edits will instantly change all MENU ITEMS and BATCH RECIPES
  177.           using the ingredient.  Use the  "L" (list) command to display
  178.           all uses, and the "price changes" print command from the
  179.           MENU ITEM printing function, for a printout of all MENU ITEMS
  180.           that now have a calculated required selling price that varies
  181.           from the current selling price by more than 1/2 cent.
  182.      "L"  List the MENU ITEMS that use this ingredient directly, and
  183.           also the BATCH RECIPE uses of the ingredient with a list of
  184.           the MENU ITEMS that use the BATCH RECIPE.
  185.      "D"  Delete the currently displayed ingredient.  You will be
  186.           asked to verify this choice and will not be allowed to delete
  187.           an item needed in an existing MENU ITEM or BATCH RECIPE.
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.                                                                  Page 4
  201.  
  202. BATCH RECIPE:
  203.  
  204.      The BATCH RECIPE is used to "build" the recipes your establishment
  205. uses that are not sold or served as a single unit.  These recipes
  206. are used by the ounce, portion, piece, etc., in your MENU ITEMS in any
  207. quantity that you desire.  Each BATCH RECIPE can contain up to 19
  208. ingredients.
  209.  
  210.      Because you are defining a "cost recipe" and not a cooking recipe,
  211. insignificant or low cost items such as water, salt, etc., can be
  212. excluded from your recipes if you desire.
  213.  
  214.      As in the INVENTORY INGREDIENT section, you will either be taken
  215. directly to the input screen or the display of a recipe, depending on
  216. whether a recipe already exists in the file.  Enter a recipe name,
  217. choose the inventory department to scroll from, scroll in your choice,
  218. hit the "+" key to use the item, and enter a quantity.  The ingredients
  219. may also be selected by pressing the "F" (Find) key and entering the
  220. ingredient number.  When your recipe is complete, hit the "D" key
  221. (for done selecting) and follow the remaining screen prompts.
  222.  
  223.      NOTE:  All calculated dollar amounts in the program are rounded
  224. for display but are held in memory to seven decimal places.  Calculations
  225. are performed using the actual numbers in memory so that rounding
  226. errors will not become large when successive multiplications are
  227. performed.  Although this results in an extremely accurate final result
  228. (such as the total batch recipe cost), multiplications and additions
  229. may appear to be slightly off if the displayed amounts are multiplied
  230. by other displayed amounts, or a row of displayed amounts are summed
  231. manually.
  232.  
  233.      Choices at the BATCH RECIPE display:
  234.  
  235.      "D"  Delete the displayed recipe.  You will be asked to verify
  236.           this choice and will not be allowed to delete a recipe
  237.           needed in an existing MENU ITEM.
  238.      "L"  List the MENU ITEMS that use this recipe.
  239.      "E"  Edit the displayed recipe.  When the recipe is saved, all
  240.           edits will instantly change all MENU ITEMS using the recipe.
  241.      "N"  Enter a new BATCH RECIPE.
  242.      "R"  Return to the MAIN MENU.
  243.      "F"  Find a recipe by number.  Enter number 1001 as 1, 1002 as 2, etc.
  244.      "P"  Page is used to toggle between the two screens used for each
  245.           recipe.
  246.  
  247. MENU ITEM:
  248.  
  249.      The MENU ITEM is the actual finished product that you serve.
  250. Building a MENU ITEM is almost identical to the procedure for a BATCH
  251. RECIPE, except you may also choose from BATCH RECIPES.  Use the "F" key choice
  252. to select from the INVENTORY INGREDIENTS or BATCH RECIPES file.  Each MENU ITEM
  253. can contain up to 12 ingredients (INVENTORY or BATCH RECIPES).
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.                                                                  Page 5
  267.  
  268.      After entering the MENU ITEM name, you will be prompted for a
  269. department to file this entry in.  The "S" key choice will allow you to
  270. set up one or all six departments.  NOTE:  If a department name is
  271. changed after a MENU ITEM has been previously saved under a now changed
  272. department name, that MENU ITEM will only appear on screen while
  273. scrolling with the "DEPT. TO SCROLL" set to "ALL".
  274.  
  275.      After you have completed your MENU ITEM, you will enter the current
  276. selling price.  The gross profit and food cost % will be automatically
  277. computed, and you will be asked for a desired gross profit $ and gross
  278. profit %.  This feature permits the program to calculate the new required
  279. selling prices discussed above (within 1 cent).  To input the current
  280. gross profit $ and % as the desired gross profit $ and %, just press
  281. <Enter> when you are prompted for these inputs.  The "E" (Edit) key will
  282. allow editing of these fields after the MENU ITEM has been saved for the
  283. first time.
  284.  
  285.      The selling price input is limited to $99.99.  You will be prompted if
  286. you exceed limits.
  287.  
  288.      The desired gross profit $ (GP$) is displayed directly above the
  289. related required selling price (req. price).  The desired gross
  290. profit % (GP%) is displayed directly above the related required selling
  291. price.  The same is true on the printed reports.
  292.  
  293.      Choices at the MENU ITEM display:
  294.  
  295.      "S"  Selects the department to scroll for display.
  296.      "E"  Edit the currently displayed MENU ITEM.  When the selling
  297.           price is changed and the record saved, the date of the new price
  298.           will be saved with the record.
  299.      "N"  Enter a new MENU ITEM.
  300.      "D"  Delete the displayed MENU ITEM.  You will be asked to verify
  301.           this choice.
  302.      "R"  Return to the MAIN MENU.
  303.  
  304.  
  305. PRINTING:
  306.  
  307.      The printing function is completely menu driven.  The following
  308. printing functions are available:
  309.  
  310.      INVENTORY INGREDIENTS by department (the six departments you have
  311.             defined) or all departments at once, sorted by department.
  312.  
  313.      All Incomplete INVENTORY INGREDIENTS (use during set-up when you
  314.             are unsure of a value and need to measure or look up the
  315.             correct amount).
  316.  
  317.      Complete BATCH RECIPES (all recipes will be printed in a format
  318.             similar to the monitor display for BATCH RECIPES, or
  319.             individual recipes can be printed by entering the recipe
  320.             number).
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.                                                                Page 6
  334.  
  335.      BATCH RECIPE Summary (all recipes will be printed, but in a
  336.              condensed format with less detail).
  337.  
  338.      Complete MENU ITEMS by department
  339.  
  340.      MENU ITEM Summary by department
  341.  
  342.      MENU ITEM Price changes (if either of the two required price
  343.              calculations varies from the current selling price by
  344.              more than 1/2 cent, the item will be printed.
  345.  
  346.  
  347. SALESMIX.EXE
  348.  
  349. SALESMIX is accessed from the PC-FOOD Main Menu by selecting "S".
  350. SALESMIX will maintain one or more actual or projected menu item sales
  351. combinations.  Each SALESMIX file is instantly updated with currently
  352. defined PC-FOOD data each time changes are made in the PC-FOOD data.
  353.  
  354.      Choose "F" from the main menu of SALESMIX to define a new file or
  355. to display or print an existing one.  A display of currently defined
  356. files will be displayed, as well as the available disk storage space.
  357. Normal file naming conventions must be observed (eight characters with
  358. no blank spaces between characters).  SALESMIX will automatically add the
  359. extension .MIX to each file.
  360.  
  361.      Defining a new file is almost identical to defining a batch recipe
  362. in PC-FOOD.  All functions are displayed on screen.  As in defining a PC-FOOD
  363. MENU ITEM or BATCH RECIPE, use the arrow keys to scroll in desired choices.
  364.  
  365.      If a MENU ITEM is included in a SALESMIX file and is subsequently
  366. deleted from the PC-FOOD MENU2.DTA file, or the name is changed, SALESMIX
  367. will be unable to find it.  A message to that effect will be displayed
  368. on the line previously occupied by that MENU ITEM, when the SALESMIX
  369. file is displayed or printed.  Once used in a SALESMIX file, the MENU
  370. ITEM must maintain the same name and MENU ITEM number.
  371.  
  372.  
  373. DISCLAIMER - AGREEMENT:
  374.  
  375.      PC-FOOD is designed to calculate food cost (materials) only.  It does
  376. not consider other costs and expenses of business operation.  The user must
  377. determine what gross profit is necessary for each item they define.  The
  378. author is not responsible for the user's interpretation or application
  379. of PC-FOOD or the data defined by the user or generated by the program.
  380.  
  381.      Users of PC-FOOD must accept this disclaimer of warranty:
  382.  
  383. The user is responsible for testing the program with his/her data.  The author
  384. disclaims all warranties, expressed or implied, including, without limitation,
  385. the warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  386. Liability is limited to program replacement or refund of registration fee
  387. received by the author, should PC-FOOD not function as described.
  388. The author shall not be liable for any damages, direct or consequential, or
  389. incidental loss or damage.
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.                                                                    Page 7
  400.  
  401.      PC-FOOD is a "shareware program" and is provided for a "try before you buy"
  402. evaluation.  Feel free to share it with your friends, but please do not give
  403. it away altered or as part of another system.  The essence of "user-supported"
  404. software is to provide personal computer users with quality software without
  405. high prices, and yet to provide incentive for programmers to continue to develop
  406. new products.  If you find this program useful and continue to use PC-FOOD after
  407. a 30 day trail period, you must make a registration payment of $49 to SCHRECK
  408. SOFTWARE.  The $49 registration fee will LICENSE one copy for one installation
  409. for use on any one computer at any one time.  Site-License arrangements may be
  410. made by contacting SCHRECK SOFTWARE.
  411.  
  412.      If you are a consultant, this means that each operation for which you use
  413. PC-FOOD must be licensed to use PC-FOOD.
  414.  
  415.      Anyone distributing PC-FOOD for any kind of renumeration must first contact
  416. SCHRECK SOFTWARE at the address below for authorization.  This authorization
  417. will be automatically granted to distributors recognized by the (ASP) as
  418. adhering to its guidelines for shareware distributors, and such distributors may
  419. begin offering PC-FOOD immediately for a distribution fee not to exceed $7.
  420. However, SCHRECK SOFTWARE must still be advised so that the distributor can be
  421. kept up-to-date with the latest version of PC-FOOD.  COPIES OF PC-FOOD OBTAINED
  422. THROUGH SHAREWARE VENDORS ARE NOT REGISTERED.  SHAREWARE VENDORS PROVIDE A
  423. SERVICE BY DISTRIBUTING EVALUATION COPIES FOR A LOW FEE.  YOU MUST REGISTER
  424. WITH THE AUTHOR IF YOU CONTINUE TO USE THE PROGRAM.
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434. MESSAGE FROM THE ASP:
  435.  
  436. This program is produced by a member of the Association of Shareware
  437. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware principle works
  438. for you.  If you are unable to resolve a shareware-related problem with an ASP
  439. member by contacting the member directly, ASP may be able to help.  The ASP
  440. Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does
  441. not provide technical support for members' products.  Please write to the ASP
  442. Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon MI  49442-9427, or send a CompuServe
  443. message via CompuServe mail to ASP Ombudsman 70007,3536.  The OMB may also be
  444. contacted by FAX by sending to the ASP FAX number: (616)788-2765.  When
  445. contacting the OMB please include a telephone number and/or FAX if available.
  446.  
  447.  
  448.  
  449. IMPORTANT NOTE:  Versions 4.6 and above will not directly read
  450.                  earlier version PC-FOOD data.  Please indicate on the
  451.                  order form if you need the DATACHNG utility to convert
  452.                  this earlier version data.
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.                             REGISTRATION FORM
  467.  
  468.                           PC-FOOD  Version 5.2
  469.  
  470.                      (Includes SALESMIX Version 1.0)
  471.  
  472.  
  473. Which version of PC-FOOD are you currently using? __________
  474.  
  475. How did you receive your copy of PC-FOOD? _______________________________
  476.  
  477. _________________________________________________________________________
  478.  
  479.  
  480. What features do you like best? _________________________________________
  481.  
  482. _________________________________________________________________________
  483.  
  484. _________________________________________________________________________
  485.  
  486. _________________________________________________________________________
  487.  
  488. What would you like to see added or changed? ____________________________
  489.  
  490. _________________________________________________________________________
  491.  
  492. _________________________________________________________________________
  493.  
  494. _________________________________________________________________________
  495.  
  496. _________________________________________________________________________
  497.  
  498.                    Name: ____________________________
  499.  
  500.                          ____________________________
  501.  
  502.                 Address: ____________________________
  503.  
  504.                          ____________________________
  505.  
  506.         Check disk size:  _____ 5 1/4"       _____ 3 1/2" (add $1)
  507.  
  508.         Please include a $49.00 check or money order (U.S. funds)
  509.     for each installation of PC-FOOD (list locations please).  Add
  510.     $2.00 for outside U.S. orders to cover additional shipping.
  511.  
  512.                             Lee Schreck
  513.                             Schreck Software
  514.                             1420 Interlachen Circle
  515.                             Woodbury, MN  55125
  516.  
  517.  
  518.                    THANK YOU FOR SUPPORTING MY EFFORTS!